تعتبر إدارة المستوداعات من الإدارات الهامة في أي منشأة حكومية، وهي عرضة للأخطاء وصعوبة التعامل من عدة نواحي، لذلك تم تصميم نظام إدارة المستودعات والمشتريات الحكومية GIC ليكون الحل المثالي والشامل للقيام بهذه الأعمال آلياً من ناحية حفظ وإدارة الأصناف المختلفة التي تستوردها المنشأة من الموردين وعملية مطابقتها للمواصفات، وتوزيعها أو صرفها للمستفيدين في الإدارات الأخرى داخل المنشأة، أي كان نوع الصنف سواء معمر أو استهلاكي.
كما أخذ في الاعتبار أن يكون هذا النظام ومهيأ ومتوافق مع التطورات المتسجدات الحاضرة والمستقبلية من حيث الربط الآلي مع الأنظمة الحكومية الأخرى أو أي أنظمة كالحكومة الإلكترونية أو أي قاعدة بيانات.
ويعمل هذا النظام كنقطة تحكم رئيسية تسهل حركة الأصناف المختلفة من الموردين إلى المنشأ وتسهل معرفة الأصناف الموجودة في المستودعات وبيان الكميات ليتم صرفها عند اللزوم.
ويربط هذا النظام بين إدارة المستودعات ونظام مراقبة المخزون ونظام المشتريات الآلي، حيث يمكن الحصول على التعميد أو اوامر الشراء وقائمة الأصناف والكميات والأسعار التي تم تعميدها، وذلك الربط مع نظام شؤون الموظفين. ويتميز هذا البرنامج بالآتي على سبيل المثال لا الحصر:
مرونة في قبول الأصناف المختلفة وتوفير معايير لفحصها، والقدرة على نقل الأصناف بين مختلف المستودعات، وطباعة مختلف التقارير وإرسال التنبيهات المتعلقة بهذا النقل.
إجراء جرد ميداني على أساس دوري أو مفاجئ، والقدرة على إجراء تعديلات بناء على موافقة صاحب الصلاحية، والتحكم بفترات حركات الجرد لكل مستودع.
القدرة على التعامل مع نماذج الاستلام وفقاً للدفعات المتفق عليها، والتعامل مع العينات والهبات.
تحديث تكلفة الأصناف بناء على صلاحيات خاصة، مع الاحتفاظ بتاريخ التحديث والبيانات القديمة.
حساب تكلفة الأصناف، ومعالجة عهد الموظفين آلياً عن إنجاز العمليات، واستلام وصرف وإرجاع الأصناف.
القدرة على ترقيم وتصنيف الأصناف ، وتصحيح بينات الاصناف المستلمة.
